Автоматизация бизнес-процессов: что это такое, этапы, цели и задачи, как автоматизировать предприятие

Автоматизация бизнес-процессов: что это такое, этапы, цели и задачи, как автоматизировать предприятие

Что такое автоматизация бизнес-процессов предприятия — это возможность освобождать ресурсы, своевременно реагировать на изменения рынка, быстро принимать решение и распланировать дальнейшие действия. Это важно для любой организации, которая собирается расти и развиваться в современных условиях жесткой конкуренции и в режиме постоянной многозадачности. Это — часть успеха, без этого будет сложно достичь результатов. Осталось разобраться, как внедрение нового оборудования повлияет на улучшение показателей фирмы.

Что это такое

Часто руководство предприятия прилагает огромные усилия, чтобы двигаться к достижению цели и увеличивать эффективность коллективной работы персонала. Они осознают, как много зависит от четкого и слаженного исполнения функций каждого сотрудника в масштабах всей организации.

Попытка одного отдела выполнить свою часть задания без взаимодействия с другими подразделениями несет в себе больше вреда, чем пользы. Сотрудники, нацеленные справляться с поставленной задачей, не задумываясь над решением вопроса или достижением общей цели — в результате получают несколько разобщенных, некачественно выполненных частей одного целого.

Автоматизированные бизнес-процессы позволяют работникам визуализировать собственную роль в создании конечного продукта. Это приносит положительную динамику, ведь люди наглядно видят, что получится в итоге, если они будут действовать сообща.

Применять автоматизацию можно в любой области деятельности организации. Наравне с постановкой цели это HR, продажи, маркетинг, подготовка единицы продукции, даже объединение с небольшой компанией.

Чтобы добиться оптимизации, нужно создать верную основу:

Определить, какие данные и материалы требуются для выполнения полного цикла производства единицы продукции, обеспечить их наличие.

Создать выверенный алгоритм без лишних элементов, по которому все время будет работать программа или человек.

Заранее определить результат, ради которого тратятся ресурсы времени и прикладываются усилия.

Business management process — это концепция развития организации. Ее основная задача — внедрение автоматизации в управление и повышение эффективности бизнеса.

изучает, чем занимается фирма, что проходит внутри нее;

ищет несоответствия, затруднения, замедления в операциях, применение ручного труда там, где можно использовать механизированный или автоматический;

занимается поисками путей для совершенствования каждого выявленного нарушения.

Использование системы автоматизации бизнес-процессов компании позволяет организации быть гибкой и оперативно подстраиваться под изменения окружающей бизнес-среды. С их помощью выявляют слабые и уязвимые места подразделений и подбирают способы усиления.

Это частичный или полный перевод повторяющихся циклов и задач под контроль специального оборудования или программ. В результате высвобождается время сотрудников и финансы, повышается производительность труда, эффективность тоже становится выше.

История создания

Первыми этот термин использовали инженеры-механики 20х годов прошлого столетия. Изначально его применяли только применительно к этапам производства, сейчас его переосмыслили и задействовали гораздо шире.

В 80-х годах разработали несколько иной подход к теории, подкрепили экономическими расчетами и компьютерными технологиями. В то время появились копировальные и печатные машины, а затем — ПК. Еще большего прорыва удалось достичь с развитием интернета. Сейчас их используют для разработки оригинальных подходов к автоматизации бизнес-процессов, постановки новых задач и их решения.

В современной бизнес-среде она активно развивается, и для нее находятся необычные сферы использования. Так получается достигать оптимизации во многих подразделениях. Это возможно благодаря разделению на отдельные этапы для выполнения и внедрения разработок.

Готовые решения для всех направлений

Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя.

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Основные направления для развития

Как правило, проводится в 2 одинаково важных сферах:

Производственные бизнес-процессы. В зависимости от деятельности компании это могут быть продажи, общение с посетителями, производство продукции. Сводится к непосредственному увеличению показателя — повышению объемов или качества, доходности предприятия в целом.

Поддерживающие. Не менее серьезная отрасль. Сюда входит отчетность, делопроизводство, бухгалтерия и другие. Это не влияет напрямую на увеличение прибыли, но с помощью внедрения автоматики здесь становится возможным сократить расходы часов и финансов на выполнение однообразной работы.

Цели и задачи автоматизации бизнес-процессов

Эта система нацелена автоматизировать все, что медленно или плохо функционирует, убрать несостыковки и тормозящие производство элементы. Это может быть лишний заместитель с минимальным набором обязанностей, без которого бумаги попадают напрямую к директору и оперативно решаются.

Сюда относятся побочные посредники, которые задерживают доставку до конечного потребителя и берут комиссию за хранение. Статистика показывает, что часто достаточно иметь одного проверенного перевозчика, чем много мелких необязательных фирм, которые могут подвести в неожиданный момент.

Таким тормозящим элементом выступает старое оборудование, удаленный склад, отсутствие дополнительного обучения для новых сотрудников, даже слишком длинная лента конвейера влияет на скорость производства и создает недополученную прибыль. Это только часть действия оптимизации.

Среди основных задач выделяют:

организация безопасного хранения информационных и программных элементов;

поддержка функционирования на высоком уровне;

оперативная подготовка и печать документов для поставщиков, партнеров, подрядчиков от счет-фактуры до делового предложения;

формирование отчета о состоянии дел фирмы за любой промежуток времени;

пересмотр финансовых затрат в отношении сотрудников, повышение эффективности использования часов работников за счет выведения на автоматический режим однотипных занятий;

улучшение качества обслуживания посетителей;

Примеры и идеи

С помощью такой процедуры удается сохранить постоянно обновляющуюся связь между всеми подразделениями одного предприятия. Кроме того, можно налаживать ее взаимодействие с информационными сервисами, делать ее более гибкой.

Так, становится возможным высвобождение человеческих и финансовых ресурсов, повышается производительность труда, стратегия развития действует более эффективно.

В большинстве фирм не соблюдается четкая последовательность действий. В итоге руководители постоянно загружены, никто не знает, когда будет закончен проект и на каком он этапе сегодня, многие задачи и проверяющие сотрудники дублируются. Получается, что все заняты, а процесс идет крайне медленно.

А действовать надо иначе. У одного менеджера должно помещаться в ежедневном планере столько проектов, сколько он реально может выполнить. Его цель — контролировать их, отслеживать исполнение, докладывать о результатах. Если на него спустить больше, то все они или некоторые будут сделаны хуже либо медленнее. Но на многих организациях одно и то же задание проверяют сразу несколько людей.

В бизнес-процессах участвуют все сотрудники, которые любым образом взаимодействуют между собой или с производством. Поэтому часто оптимизация начинается именно с персонала.

Иногда процедура помогает наладить даже простые, но занимающие время задачи:

обработка поступивших заказов;

систематизация любых данных.

Существует множество успешных примеров ее применения. Если внедрить в заказы материалов или продукции для продажи, то не будет простоев и перегруженности складов однотипным товаром.

Основные преимущества

Для чего нужна автоматизация управления бизнес-процессами — главный смысл здесь состоит в налаживании эффективной работы, максимальной отдачи и прибыли. Здесь не ставится цель заменить или перераспределить сотрудников, выполняющих однотипные операции, на роботов. Благодаря оптимизации эти работники избавятся от ежедневных рутинных мелких отчетов и повторяющихся действий, которые только занимают рабочее время и не дают перейти к более значимым, интересным или исследовательским задачам.

Люди лучше координируют совместную деятельность, потому что работают сообща и через одинаковые программы. Слаженность так будет выше, а результат точнее. Сейчас все больше крупных и малых организаций применяют автоматизацию по этим причинам. Основные преимущества:

действия сотрудников будут более согласованными;

уменьшится количество ошибок из-за человеческого фактора;

ручной рутинный труд заменится на механику или автомат и ускорится воспроизведение циклов;

изнутри предприятие станет прозрачнее и технологичнее;

вырастет качество выполняемых задач;

легче будет принимать решения для стандартных ситуаций;

большой объем станет проще обрабатывать.

Тенденции, технологии и опыт в автоматизации бизнес-процессов

Постепенно появляются проверенные пути, движение по которым ведет к увеличению прибыли и минимизации потерь. Одним из них стоит назвать использование специальных платформ Low-code.

Подобные программы позволяют руководителям решать проблемы развития бизнеса довольно быстро. Для этого встроено несколько комфортных пользовательских инструментов. С их помощью можно моделировать текущую ситуацию и вносить изменения. Так, становится реальным радикально сократить сроки внедрения IT-решений, которые помогают организациям адаптироваться в постоянно обновляющейся среде.

Какие функции могут потребоваться

Так как все бизнес-процессы обычно заключаются в различных действиях, выполняемых разными людьми, у ПО должна быть возможность представить все пункты в графическом и наглядном виде. Так персонал понимает, что и как нужно выполнить. А руководство ищет, где можно оптимизировать.

Всем программам необходимо интуитивное меню и простота в использовании. Важна возможность пользоваться ПО любым сотрудникам, поэтому для средних и крупных фирм часто стоят на первом месте системы из облачного хранилища. Наличие доступа здесь открывается в любую точку мира без привязки к конкретным ПК или планшетам.

У программного обеспечения должны работать оповещения участников оптимизации и возможность рассылать уведомления о завершенном этапе. Требуется навык управления одновременно нескольких бизнес-процессов, ведущих к общей цели. Так введение скидок на группы товаров и параллельное списание остатков ведут оптимизирующей процедуре и увеличению прибыли.

Отдельно работает контроль доступа. Не всему персоналу нужна одновременно вся аналитическая информация, поэтому к таким данным вход требуется отдельный, по ролям.

Как автоматизировать бизнес

В первую очередь — понять, что это необходимо. Когда прибыль перестает расти, появляются частые и неприятные осложнения простых процессов — пора исправлять ситуацию. Важно не останавливаться и постоянно развиваться, чтобы конкуренты не оказались впереди. Большинство руководителей начинают процедуру с того, что занимает много часов и часто однотипно: бухгалтерский и складской учет, документооборот, маркетинг.

Облачные технологии. Если у фирмы нет собственного сервера, то это отличный способ для малого и среднего бизнеса.

Маркетинг — CRM и BI. Настроенная реклама и поиск клиентов увеличивает прибыль.

Межмашинное взаимодействие. Опции между двумя разными станками или сложными бизнес-процессами исключает ошибки человеческой природы.

Инструменты для крупных объемов информации. Обычно задействованы в больших организациях для упрощения обработки баз данных.

Анализ в настоящий момент. Постепенно ПО развивается и становится доступным наблюдение за изменениями и отчетами, когда удобно. Это позволяет быстро принимать решения.

Чтобы разобраться, как лучше автоматизировать свое предприятие, стоит обратиться в «Клеверенс». Компания поможет проанализировать производство и подберет лучшие способы для оптимизации затрат и увеличения доходности.

Автоматизация бизнеса: программы, инструменты и технологии

Непрерывно меняющаяся конъюнктура рынка, высокие скорости в принятии решений, многозадачность в управлении активами и необходимость снижения рисков требуют современных подходов к организации хозяйственной деятельности. Выходом в условиях все усложняющейся внутренней и внешней среды предприятия становится комплексная автоматизация бизнес-процессов. Она позволяет высвободить драгоценные ресурсы для стратегического планирования и концентрации менеджмента на ключевых направлениях работы компании. Мы расскажем о том, что такое автоматизация и система ERP, зачем нужен процессный подход и какое ПО наиболее популярно в мире и в России.

Бизнес и автоматизация: вчера, сегодня, завтра

Автоматизация бизнеса — это частичный или полный перевод стереотипных операций и бизнес-задач под контроль специализированной информационной системы, или программно-аппаратного комплекса. Как результат — высвобождение человеческих и финансовых ресурсов для повышения производительности труда и эффективности стратегического управления.

Автоматизация обычно ведется в двух направлениях:

Автоматизация основных бизнес-процессов: например, управление продажами или работой с клиентами. В этом случае она проводится для непосредственного увеличения объема продаж, количества выпускаемой продукции и повышения доходности всего бизнеса в целом.

Автоматизация поддерживающих процессов, таких как бухгалтерский учет, отчетность, делопроизводство. Напрямую на увеличение доходов такая автоматизация не влияет, но помогает сократить время и издержки на ведение рутинной работы.

Основными задачами автоматизации бизнеса являются следующие:

1. эффективная поддержка оперативной деятельности предприятия, организация учета и контроля;
2. подготовка любых документов для партнеров, включая накладные, счет-фактуры, акты сверки и деловые предложения;
3. быстрое получение отчетов о состоянии дел в компании за любой период времени;
4. оптимизация затрат на персонал, увеличение эффективности использования рабочего времени путем освобождения сотрудников от рутинной работы;
5. сведение к минимуму негативного влияния «человеческого фактора» на важнейшие бизнес-процессы;
6. безопасное хранение информации;
7. повышение качества обслуживания клиентов.

Автоматизация бизнес-процессов может существенно повысить качество управления в компании и качество ее продукта. Для предприятия в целом она дает ряд существенных преимуществ.

1. Увеличение скорости обработки информации и решения повторяющихся задач.
2. Повышение прозрачности бизнеса и его технологичности.
3. Рост согласованности действий персонала и качества его работы.
4. Возможность контроля больших объемов информации.
5. Автоматизация ручного труда.
6. Уменьшение количества ошибок и повышение точности управления.
7. Параллельное решение нескольких задач.
8. Быстрое принятие решений в стереотипных ситуациях.

В результате автоматизации управления бизнес-процессами руководитель предприятия получает больше информации для анализа бизнес-процессов в виде подробных аналитических отчетов и имеет возможность качественно управлять компанией с учетом внешних и внутренних показателей.

Например, при использовании ПО «Первая Форма» за первые полгода работы важнейшие показатели деятельности компании увеличиваются:

• точность планирования — на 40%;
• общая эффективность — на 50%;
• экономия времени руководителя — на 80%.

Большинство компаний начинают автоматизацию с рутинных трудоемких процессов, а также с операций, ощутимо влияющих на прибыль и выручку: финансы и бухгалтерия, документооборот, производство продукции и складской учет. Автоматизация таких областей деятельности, как управление предприятием, маркетинг, управление качеством и внешние коммуникации на большинстве предприятий России только начинается.

В условиях экономического кризиса приоритеты в сфере автоматизации бизнес-процессов несколько изменяются. К числу основных трендов текущего сезона относятся следующие:

1. Использование облачных технологий. Основное отличие этого метода автоматизации — отсутствие в компании собственного сервера. Такие системы пользуются большой популярностью у представителей малого бизнеса, поскольку стоят значительно меньше, чем традиционный вариант.
2. Активная автоматизация инструментов маркетинга: внедрение CRM-систем, систем автоматизации контекстной рекламы и BI-систем.
3. Развитие технологий межмашинного взаимодействия. Зарождающийся тренд M2M — Machine to Machine — предполагает минимальное участие человека в тех процессах, где это возможно, поскольку усложнение бизнес-процессов и оборудования не всегда позволяет человеку адекватно оценивать и реагировать на изменение ситуации.
4. Применение инструментов big data. Еще один тренд развития автоматизации бизнес-процессов — внимание к большим данным и связанной с ними бизнес-аналитике. Востребованы крупными компаниями, поскольку для обработки больших данных требуется специализированное дорогостоящее оборудование.
5. Анализ данных в режиме реального времени. Системы автоматизации бизнеса будут эволюционировать в сторону обработки транзакций real-time, что приведет к полностью синхронизированным операциям.

Ключевые направления и программное обеспечение автоматизации бизнес-процессов

Одним из основных условий автоматизации бизнеса является применение предприятием процессного подхода. Под этим термином понимают подход, определяющий рассмотрение деятельности компании как сети бизнес-процессов, неразрывно связанных с ее основными целями, задачами и миссией. Процессный подход, в отличие от преобладающего во многих компаниях структурного подхода, ориентирован не на существующую организационную структуру предприятия, а на реальные бизнес-процессы, конечным результатом которых является создание услуги или продукта.

Процессный подход способствует повышению гибкости бизнеса, сокращению времени реакции на изменения конъюнктуры и улучшению результатов деятельности предприятия.

Каждый бизнес-процесс в компании состоит из набора отдельных операций с порядком выполнения, определяемым технологией или инструкциями. Необходимыми характеристиками бизнес-процесса считаются маршруты и правила, а также входы, выходы, потребляемые ресурсы, участники и владельцы.

Прежде чем приступать к автоматизации бизнес-процессов, необходимо провести работу по их вычленению и описанию, а также отнести их к группе основных или вспомогательных процессов. Это достаточно длительная процедура, на практике она требует участия всех подразделений компании в тесном взаимодействии.

Виды и количество бизнес-процессов индивидуальны для каждой компании. Все дифференцированные бизнес-процессы можно затем интегрировать в несколько основных направлений, по каждому из которых возможно проведение автоматизации как в целом, так и в рамках отдельного процесса:

1. Управление:

• стратегический менеджмент;
• экономическая безопасность;
• юридическое сопровождение;
• управленческий учет;
• бюджетирование;
• информационная безопасность.

Можно применять систему программ «1С: Предприятие», модуль управления системы SAP R/3.

2. Маркетинг и продажи:

• управление маркетинговой деятельностью;
• PR;
• управление рекламной деятельностью;
• управление продажами;
• управление взаимоотношениями с клиентами (CRM).

Для автоматизации этого направления часто используют ПО: CRM-системы — «Мегаплан», «1C:Битрикс24», Clientbase.ru, управление рекламной деятельностью — EFSOL: AMS Управление рекламой, «СиЗиФ», управление сайтом (CMS) — Bitrix, UMI.CMS, NetCat, HostCMS, AMIRO.CMS, DataLife Engine (DLE) и др.

3. Производство:

• управление производственными процессами;
• управление запасами предприятия;
• управление поставками материалов;
• управление производственным оборудованием;
• система логистики.

Программные продукты: системы «Крафт», УСУ, производственный модуль AVA ERP, VOGBIT, Sage, Супер Склад», «Склад и Реализация».

4. Управление качеством:

• система менеджмента качества (СМК);
• контроль качества выпускаемой продукции и производственных показателей;
• работа с претензиями.

Применяемое ПО: «Администратор показателей», «ФИНЭКС: Управление качеством», «Магистр: Управление качеством», Wonderware MES Software/Quality, ProdX.

5. Управление персоналом:

• подбор персонала;
• обучение и развитие персонала;
• кадровый учет;
• мотивация и оплата труда

Программные продукты: «E-Staff Рекрутер» от Datex Software, «1С: Зарплата и Управление Персоналом», Oracle/Управление Персоналом, «Фараон», «БОСС-Кадровик».

6. Финансы:

• бухгалтерский учет;
• налоговый учет;
• финансовое планирование;
• управление расчетами с клиентами;
• расчет заработной платы сотрудников предприятия.

Программное обеспечение для автоматизации: «1С: Бухгалтерия», «1С: Зарплата», «АудитЭксперт», «Мастер Финансов Анализ», «Фингранд».

7. Организация деятельности компании:

• документооборот;
• секретариат.

Программные продукты: «1С: Документооборот», «Е1 Евфрат» от Cognitive Technologies, «Мастер Док» от Master Group, QPR 2014, Ореn Text.

ERP: новая ступень эволюции систем автоматизации

«Островная» автоматизация отдельных бизнес-процессов компании рано или поздно становится неэффективной, поскольку попытки объединить в единое целое несколько разных систем автоматизации чаще всего оказываются неудачными. При реализации «островного» подхода цель повышения общей эффективности работы предприятия обычно не ставится.

В противовес этому комплексная система автоматизации бизнеса представляет собой систему управления финансово-хозяйственной деятельностью компании и обеспечивает ведение оперативного, управленческого и бухгалтерского учета в целом.

Концепция комплексной системы управления предприятием — ERP — была разработана еще в конце 80-х годов прошлого века. В начале 90-х она начала набирать популярность, поскольку стали появляться системы управления, способные реализовать эту концепцию. В основе ERP-системы лежит принцип создания единого информационного пространства, помогающего отследить в режиме реального времени всю информацию о бизнес-процессах во всех подразделениях компании.

ERP-системы строятся по модульному принципу, и их структура подразумевает наличие отдельных блоков, несущих ответственность за конкретный процесс. Благодаря такому принципу организации возможна доработка и расширение функциональных возможностей всей системы по мере появления новых технологий, изменений в законодательстве или в потребностях клиентов.

Большинство ERP-систем включает следующие группы модулей:

• логистический;
• производственный;
• маркетинговый
• обеспечивающий;
• сбытовой;
• другие.

В России ERP-системы появились только в конце прошлого века и первоначально использовались исключительно крупными компаниями, но на сегодняшний день их внедрение производится на предприятиях любого масштаба.

После внедрения ERP-системы компания может отказаться от использования многочисленных разрозненных программ для работы с финансами, складом, офисом, логистикой. Это, в свою очередь, позволит бизнесу существенно сократить затраты на IT-поддержку.

Согласно данным компании Datanyze, в 2021 году безусловным лидером рынка ERP-систем с большим отрывом от конкурентов стала система Deltek dominates (доля рынка 32,6%). Также в тройку лидеров вошли линия программных приложений Microsoft Dynamics (8,4%) и система Workday (5,8%). На SAP ERP пришлось почти 3,6% рынка, чуть меньше — на Microsoft Dynamics GP (3,5%) [1] Market share of leading enterprise resource planning (ERP) software companies worldwide in 2021. URL: https://www.statista.com/statistics/249637/erp-software-market-share-by-company/ . Тройку лидеров российского рынка ERP-систем, согласно рейтингу Market.CNews, составили решение 1C: ERP, платформа Business Central by Navicon, решение Галактика ERP. Далее в порядке убывания расположились системы SAP, Lexema-ERP, ERP Монолит и т. д [2] Рейтинг ERP-систем 2021. URL: https://market.cnews.ru/research/erp_2021/table?p=review .

Как выбрать программный продукт

При выборе программного обеспечения системы автоматизации бизнес-процессов можно пойти двумя путями:

• использование типового продукта;
• разработка и внедрение индивидуального ПО.

На заметку

Стандартный (коробочный) продукт обойдется компании дешевле, а также его несколько проще внедрить. Но нельзя забывать о том, что не каждое типовое ПО можно перепрофилировать под индивидуальные особенности предприятия, поскольку в ряде программ возможности дополнительных настроек ограничены или даже исключены. Такая же проблема существует и у облачных сервисов.

Чтобы правильно выбрать конкретную программу, важно дать ответ на ряд очень серьезных вопросов:

1. Какие бизнес-процессы планируется автоматизировать?
2. Будет ли соответствовать функционал той или иной программы поставленным перед ней задачам?
3. Есть ли возможность донастройки под конкретную бизнес-практику?
4. Есть ли возможность быстрого изменения системы без прекращения эксплуатации в случае изменения бизнес-процессов или условий ведения бизнеса?
5. Насколько система удобна в использовании?
6. Есть ли возможность интеграции системы с уже имеющимися сервисами или программами автоматизации?
7. Кто и как будет осуществлять техподдержку?
8. Сколько будет стоить внедрение и техническая поддержка (владение)?

Поскольку самостоятельно и при этом квалифицированно ответить на данные вопросы практически невозможно, целесообразно получить консультацию у компаний-вендоров (разработчиков ПО). Кроме того, следует пообщаться с коллегами по бизнесу, поскольку их опыт иногда помогает определиться с выбором. Однако при этом важно понимать, что мнения в бизнес-сообществе могут носить весьма субъективный характер, обусловленный спецификой отрасли, размером предприятия, ограниченным опытом владения различными ERP-системами и, как следствие, невозможностью увидеть всю картину в целом и сравнить все продукты применительно к вашим условиям.

Что касается того, автоматизировать ли отдельные процессы или установить систему ERP, то все зависит от специфики конкретного предприятия.

Стоимость ПО и затраты на его внедрение

Ответить однозначно на вопрос, сколько будет стоить автоматизация бизнеса для той или иной компании, очень сложно, поскольку стоимость конкретного программного обеспечения зависит от нескольких факторов, среди которых:

• задачи, которые ПО призвано решать;
• вид программы: типовая или настраиваемая;
• ресурсы, необходимые для внедрения;
• количество подключенных к системе рабочих мест.

Например, цена лицензии популярной комплексной программы «1С: ERP Управление предприятие» на 100 рабочих мест составляет 360 000 рублей, на 50 рабочих мест — 187 200 рублей, на 20 рабочих мест — 78 000 рублей.

Стоимость автоматизации также складывается из нескольких составляющих:

• стоимость самой системы, включая стоимость «коробки» или арендных платежей в случае использования «облачной» версии;
• затраты на настройку системы автоматизации и обучение персонала;
• стоимость регулярной технической поддержки.

В цену автоматизации бизнес-процессов также следует добавить и непрямые издержки, например, затраты времени руководителя и ключевых пользователей на участие в проекте.

Как выбрать надежного вендора

Выбор и внедрение программы автоматизации бизнес-процессов — непростая задача, и решить ее грамотно своими силами могут далеко не все компании. О том, как выбрать надежного вендора, рассказывает Денис Селезнев, руководитель практики «Автоматизация: 1Ф» компании КСК групп:

«Выбирать компанию-партнера по автоматизации бизнеса следует не просто очень тщательно, но даже придирчиво. Проведите мониторинг рынка и выделите для себя те компании, компетенция которых максимально подходит для решения именно ваших задач. После этого обязательно назначьте встречу со специалистами из предварительного списка, чтобы выяснить, какой продукт и на каких условиях они готовы вам предложить, исходя из результатов анализа проблемы.

Большой плюс, если у вендора имелся опыт внедрения системы автоматизации в компаниях со схожей отраслевой спецификой и с сопоставимым размером. Если есть такая возможность, получите напрямую отзывы клиентов. В любом случае источникам информации вы должны доверять, а не руководствоваться слухами. Обратите внимание на то, как компания-вендор оказывает услуги по обучению персонала и техническую поддержку в процессе эксплуатации системы, насколько понятно будет программное обеспечение для всех его пользователей без исключения, какие преимущества получат различные уровни управления и отделы.

Важный момент — скорость внедрения выбранного продукта. Не секрет, что многие уважаемые на рынке системы внедряются довольно долго, тяжело и болезненно для персонала. Нередко имеет место низкая адаптированность ПО под специфические бизнес-задачи, которую трудно преодолеть. Порой требуются такие радикальные меры, как изменения в организационной структуре предприятия. Хотя это может быть оправдано, не все компании готовы к такому повороту событий. Подобные сложности и некоторые условия лицензирования накладывают свой отпечаток на экономичность применения различных систем автоматизации».

P.S. КСК групп имеет богатый опыт автоматизации хозяйственной деятельности предприятий, работающих в реальном секторе экономики: от металлургии и фармацевтики до строительства, лесного и сельского хозяйства, с помощью системы «Первая Форма». Преимущества последней — возможность интеграции в любую информационную инфраструктуру, адаптация под любые бизнес-задачи, полная совместимость с «1С», SAP, Axapta и другими системами посредством API, оперативность внедрения (от одной недели), богатый функционал, фиксированная стоимость, не требующая дополнительных затрат в процессе использования, мобильность и интуитивно понятный интерфейс.

Зачем автоматизировать бизнес: топ выгод для предприятия

Большинство предпринимателей знают о пользе CRM-систем, 1С, телефонии и других сервисов. Однако на деле многие до сих пор не пользуются программным обеспечением для бизнеса, потому что не понимают, зачем вообще автоматизировать процессы.

Автоматизация: что это такое

Автоматизация бизнеса – это внедрение специализированного программного обеспечения, которое позволяет переложить часть задач с сотрудников на компьютеры. В глобальном смысле автоматизация представляет собой возможность высвободить ресурсы, быстро реагировать на изменения рынка, оперативно принимать решения, планировать дальнейшее развитие компании. Для любого предприятия это важно, ведь скорость работы с информацией и выполнения задач влияет на темпы развития и конкурентоспособность.

Достижение стратегических целей зависит от того, насколько слаженно работает коллектив и насколько четко работники выполняют свои функции. Однако когда все задачи решаются вручную, могут возникать сложности:

• Ручная работа всегда несет риск ошибок. Например, сотрудник неправильно запишет номер, сумму, данные, или забудет что-то указать.
• Ручная работа выполняется медленнее, из-за чего страдает производительность.
• Ошибка в совокупности с медленным темпом приводит к тому, что два сотрудника не могут взаимодействовать. Например, один работник должен выполнить свою часть работы и передать проект следующему сотруднику. Но он допускает ошибку, тратит дополнительное время на ее исправление, в результате вся цепочка работы разрывается.

Чем больше ручного труда задействовано в управлении, расчетах, рутинных задачах, тем выше вероятность получить несколько разобщенных, некачественных частей одного целого.

От таких проблем защищает автоматизация. Она позволяет визуализировать бизнес-процесс и показать работникам их роль в нем. Помимо очевидных преимуществ, например, экономии времени и снижении вероятности ошибок, автоматизация приносит в работу подчиненных дополнительную динамику, ведь сотрудники понимают, как должен быть выполнен бизнес-процесс в идеале.

Цели и задачи автоматизации бизнеса

Предприниматели внедряют программное обеспечение для того, чтобы улучшить эффективность предприятия. Например, упростить всё, что работает плохо или медленно, убрать элементы, которые тормозят производство. Результатом станет прирост прибыли. Вот какие задачи решает автоматизация:

• поддерживает функционирование всех подразделений на высоком уровне;
• организовывает безопасное хранение данных – корпоративных или клиентских, например: данные банковских карт, номера телефонов и адреса, покупки;
• минимизирует воздействие человеческого фактора, снижает количество ошибок по незнанию и невнимательности;
• оптимизирует выполнение задач, помогает назначить по каждой задаче ответственного, установить сроки выполнения, убрать лишние согласования и бумажную работу.
• ускоряет выполнение каждого процесса;
• повышает прозрачность бизнеса, чтобы руководитель мог видеть отчеты по каждому процессу, по сотрудникам, подразделениям и показателям.

Кроме того, автоматизация решает задачи внутри конкретных подразделений, в которых она проводится. Например, в отделе продаж с помощью подходящего ПО можно ускорить подготовку документов: деловых и коммерческих предложений, договоров купли-продажи, счетов-фактур, прайс-листов. Также автоматизация влияет на процесс непосредственного обслуживания клиентов, упрощая и ускоряя его. Покупатели становятся более лояльны к компании. То есть автоматизация решает вторую задачу – повышает качество сервиса и вероятность повторного обращения.

Преимущества автоматизации

Автоматизация бизнеса необходима для налаживания эффективной работы. Несмотря на то что программы берут на себя часть обязанностей, у внедрения ПО нет цели полностью избавиться от сотрудников, заменить или перераспределить их. Однако работники с помощью программ избавляются от рутинных дел, мелких отчетов и повторяющихся действий. Это освобождает время и позволяет специалистам переходить к более важным и интересным задачам.

Автоматизацию применяет как крупный, так и малый бизнес. Вне зависимости от масштаба предприятия оно получает такие преимущества:

• Действия работников будут более согласованы. Во многих программах сотрудники видят, на каком этапе находится проект или процесс. К своей части работы они приступают только тогда, когда закончена предыдущая часть, за которую отвечает другой человек.
• Ручной труд заменится на механику, что ускоряет всю работу, которая выполняется циклично.
• Внутренние процессы предприятия станут прозрачнее и технологичнее.
• Качество выполняемых задач вырастет.
• В стандартных повторяющихся ситуациях руководителям и рядовым сотрудникам будет проще принимать решения.
• Большие объемы информации станет проще обрабатывать.

Всем ли нужна автоматизация

Есть стереотип, что автоматизация бизнеса необходима только крупным предприятиям, которые работают с большими объемами информации и имеют крупную клиентскую базу. Однако в реальности внедрять ПО стоит даже малому бизнесу и частным предпринимателям. Они смогут:

• сократить денежные расходы. Например, подключить IP-телефонию с искусственным интеллектом оказывается дешевле, чем держать в штате нескольких операторов для приема входящих звонков;
• качественно выполнять те задачи, для решения которых в штате нет специалиста. Например, частный предприниматель вынужден сам заниматься и изготовлением продукции, и продажами, и вести бухгалтерию. Но в финансовых вопросах он не разбирается, а нанять бухгалтера в штат довольно дорого. Тогда можно внедрить специальные программы для бухгалтерского учета;
• увеличить прибыль. Например, некоторые программы позволяют систематизировать общение с клиентами, поддерживать отношения после продажи или настраивать ремаркетинг в случае ухода с сайта. Тогда повышается вероятность сперва возврата на сайт и оформления покупки, а затем – повторной покупки.

В итоге малый бизнес, где процессы автоматизированы, становится более конкурентоспособным. Благодаря управленческому учету предприниматель лучше понимает, что происходит в компании, а значит, может принимать верные управленческие решения. В то же время налаживается общение с аудиторией, организуется доставка и оповещение покупателя о статусе заказа, поэтому потребитель становится более лояльным к компании.

Как понять, что нужна автоматизация

Несмотря на то что автоматизация приносит бизнесу много выгод, она необходима не всем. Есть несколько признаков, по которым можно определить, что в компании возникла потребность в новом ПО:

• У сотрудников есть много дополнительных задач, которые отнимают время, но мешают выполнению ключевых обязанностей. Например, главной задачей менеджеров по продажам является взаимодействие с клиентами. Но он тратит время на заполнение отчетности, ручную отправку писем. Если внедрить специальные программы, можно повысить прибыль, которую получает компания с помощью труда работника.
• Менеджеры часто совершают ошибки и тратят время на их исправление.
• Руководителю подразделения сложно контролировать работу своих подчиненных.
• Работники тратят на работу столько же времени, работают так же активно, но их продуктивность снижается.
• Клиенты не делают повторных покупок.
• У отдела продаж не получается обеспечить достаточный уровень клиентоориентированности и к каждому покупателю найти индивидуальный подход.

Какие отделы можно автоматизировать

Автоматизация бизнеса доступна для всех отделов и почти всех процессов: продаж, бухгалтерии, финансовой отчетности, маркетинга, управления, работы с кадрами.

Например, маленький киоск с печатной продукцией можно автоматизировать таким образом: внедрить систему 1С, которая организует складской учет и продажи, а потом сформирует отчет о поступлении средств.

В компании большего масштаба, где работают несколько сотен человек, пригодится программа для автоматизации кадровой работы. Например, с их помощью можно решить такие задачи:

• контролировать, все ли вакансии закрыты;
• подсчитывать, сколько работников выходят на смену, а сколько находятся в отпуске или на больничном;
• рассчитывать заработную плату, социальные выплаты.

Чем больше компания, тем более узкоспециализированные ПО-решения она может себе позволить. Например, отдельно внедрить программы для найма работников, расчета зарплаты, взаимодействия с клиентами, налогового учета. Малому бизнесу более актуальны многофункциональные платформы, которые являются единым решением для разноплановых задач.

Процессы, открытые для автоматизации

Несмотря на то что автоматизация справляется со многими задачами, ее можно применять далеко не ко всем процессам. Вот что можно автоматизировать:

• повторяющиеся процессы, например, ежедневное формирование отчетов;
• простые процессы, которые не требуют эмоциональной вовлеченности сотрудников, например математические расчеты;
• рутинные процессы, которые напрямую не связаны с основной деятельностью компании, но отнимают время сотрудников. Например, формирование договоров отнимает время у менеджеров отдела продаж, которое они могли бы потратить на переговоры с клиентами.

Есть процессы, в которые не следует внедрять программы, так как сотрудники гораздо эффективнее справятся самостоятельно. Например:

• задачи, которые требуют сложных решений. В программы нельзя заложить модель принятия сложных решений, посвященных стратегии, решению клиентских проблем. В таких ситуациях требуется всестороннее изучение проблемы, критическое мышление;
• процессы, в которых присутствие человека обязательно. Благодаря работнику некоторые процессы приобретают эмоциональную окраску, которую не может дать машина. Например, если попался сложный и проблемный клиент, который хочет вылить негатив, то с ним справится именно менеджер по продажам – сгладит углы и сохранит лояльность покупателя;
• процессы, которые нестабильны и непостоянны. Они часто меняются, поэтому автоматизировать их сложно, ведь на автоматизацию требуется некоторое время. При этом будут потрачены деньги на закупку ПО, внедрение, обучение сотрудников.

Управление продажами

Автоматизация продаж осуществляется с помощью нескольких узкоспециализированных программ.

Больше всего задач в отделе продаж можно решить с помощью CRM-системы. Самыми популярными среди предпринимателей является AmoCRM, «Мегаплан», «Битрикс24». Такое программное обеспечение позволяет:

1. Создавать карточки для каждого клиента, в которых можно копить всю информацию по нему – общее число покупок, даты каждой сделки, состав и сумму чеков, особенности заказов, например, пожелания к упаковке, дополнительные услуги. Кроме того, карточка позволяет хранить информацию о личности самого покупателя, например, его имя и контактные данные, дату рождения, семейное положение.
2. Распределять задачи и клиентов между менеджерами. При этом значительно снижается риск просрочек, а также каждому покупателю уделяется достаточно внимания.
3. Контролировать работу подчиненных через формирование отчетности, прослушку звонков, чтение переписок.
4. Формировать эффективные сценарии работы с клиентами в виде скрипта продаж для телефонного разговора или переписки.

Кроме основных задач, у CRM есть еще несколько полезных функций, облегчающих и повышающих эффективность работы всего подразделения. Программу можно использовать в качестве планировщика. Когда задачи будут распределены между менеджерами, программа автоматически напомнит о дедлайнах, присвоит сделке правильный статус, переведет задачу в разряд выполненных или отправит задействованным работникам уведомления по почте.

Так как у каждого покупателя есть личная карточка с данными, необходимо поддерживать ее в актуальном виде. CRM-система самостоятельно захватывает новых клиентов из заявок, вносит данные в карточку, а затем автоматически сохраняет в нее новую информацию, например, результаты телефонных переговоров или переписок.

С помощью CRM-системы руководитель может решить задачу контроля за подчиненными. В программе есть возможность формировать отчет, статистику в разрезе отдельного филиала, сотрудника, продукта, вида клиентов. Также можно посмотреть, сколько действий было совершено (звонков, встреч, писем) и сравнить их с планом.

Рассылки

Для автоматизации отдела продаж рекомендуется внедрять программы для рассылок писем и SMS-сообщений клиентам. Они решают две главные задачи:

• Автоматически вставляют адреса почты или номера телефонов, чтобы одновременно отправить сразу несколько десятков писем. Работнику останется просто создать макет письма и выгрузить список всех адресатов.
• Составляют цепочку писем, чтобы сделать общение с покупателем более персонализированным. Например, двум клиентам отправлены одинаковые письма с информацией о распродаже, но они реагируют по-разному. Первый открыл, просмотрел письмо, перешел на сайт и сделал покупку. Второй открыл письмо, но не заинтересовался предложением. Информация в следующей рассылке будет разной. Второму клиенту придет еще одно уведомление о распродаже с прогревом, а первому – письмо с полезным контентом, подтверждающим экспертность компании.

Управленческий учет и бухгалтерия

Чтобы автоматизировать работу с финансами, используются сервис 1С и различные бухгалтерские ПО: «Мои финансы», «Парус», «Контур». Они решают такие задачи:

• показывают, сколько денег выручила компания за день, а также остаток средств на счетах;
• рассчитывают сумму налогов;
• подготавливают финансовую отчетность о движении денежных средств, о прибыли и убытках;
• формируют и выставляют счета для клиентов.

Если внедрять не только программу для бухгалтерского учета, но и для документооборота, то можно освободить дополнительное время, которое у сотрудников уходит на заполнение договоров, выставление счетов и создание коммерческих предложений. Для автоматизации документооборота можно внедрять программы «1С: Документооборот», «Контур.Диадок». Тогда через автоматизацию можно решить такие задачи:

• заполнять документы. Работнику нужно будет загрузить в программу шаблон, в который потом автоматически будут вставляться актуальные данные;
• создавать счета. Программа автоматически сформирует и отправит счет покупателю, когда он будет готов заплатить;
• составлять коммерческие предложения (КП). Менеджер отдела продаж может сохранить в программе несколько шаблонов для КП. Потребуется для каждого шаблона прописать критерии выбора, например, тип клиента, продукт, которым он заинтересовался. В зависимости от характеристики клиента автоматически выбирается подходящий шаблон, в который вставляются данные по продукту, цена и условия сделки.

Складское хранение

Чтобы автоматизировать складское хранение, используются программы для товарного учета. Например: LiteBox, «Контур», «Мой склад». В число задач, которые они решают, входит:

• Анализ расходов и доходов, в том числе в разрезе товаров или товарных групп. Работник, ответственный за закупку, видит, какие именно позиции приносят больше всего дохода.
• Анализ спроса. Программа оценивает не только общую сумму продаж каждого товара, но и количество проданных единиц. Тогда становится понятно, какие позиции имеют самый высокий спрос и что нужно заказывать в большем объеме.
• Анализ пика продаж. Часто программы складского учета синхронизированы с кассой, поэтому в них сохраняются данные о времени каждого чека. В результате можно увидеть, в какие часы совершается большее число покупок.

Благодаря автоматизации складского учета получится оптимизировать расходы на закупку товаров. Заказы для поставщиков могут быть сформированы автоматически и состоять только из тех позиций, которые пользуются спросом. Помимо расходов, можно оптимизировать рабочее время сотрудников. Зная, в какие часы бывает больше всего продаж, можно построить распорядок дня так, чтобы в это время продавцы были сконцентрированы на обслуживании клиентов, а второстепенные обязанности выполняли в остальные часы.

Отдел кадров

Для оптимизации работы отдела кадров потребуется внедрить программы управленческого и бухгалтерского учета. Они необходимы для автоматических расчетов зарплат, в том числе по сложным формулам с использованием KPI, для расчета социальных выплат. Но еще одной функцией отдела кадров является обучение новых сотрудников. Его также можно автоматизировать с помощью вебинарных платформ, чат-ботов и специальных конструкторов, в которых можно создавать тесты.

С помощью этих систем можно настроить универсальный сценарий обучения для всех сотрудников компании, независимо от подразделения. Когда в компанию придет новичок, он сможет прослушать универсальный обучающий курс в формате видеолекций, а потом пройти тестирование на профпригодность.

Автоматизация маркетинга

В отделе маркетинга автоматизация проводится ради решения задач, связанных со взаимодействием с потенциальными клиентами и целевой аудиторией. С помощью автоматизированного ПО можно:

• отправлять сообщения клиентам, настраивать уведомления на сайте и т. д.;
• работать с репутацией бренда и упоминаниями в Интернете;
• публиковать новые посты в блогах или на страницах в соцсетях;
• привлекать клиентов с сайта с помощью чат-ботов.

Для работы с репутацией пригодится сервис PR-CY. Это агрегатор SEO-сервисов, который помогает работать с поисковой выдачей по запросу, в котором содержится название бренда. Анализировать СМИ и социальные медиа можно с помощью сервисов Angry Analytics или «Медиалогия». Они помогают найти упоминания о компании в Интернете, чтобы быстро реагировать на них.

Как выполнить автоматизацию

Чтобы автоматизировать бизнес, необходимо действовать по определенному алгоритму. Сперва нужно выбрать, с чем будет работать система автоматизации. Для этого необходимо ответить на вопросы:

• чем занимаются сотрудники предприятия;
• какие проблемы у них возникают при выполнении рутинных задач.

Уже на этом этапе предприниматели теряются и не могут выбрать, какой из рутинных процессов переложить на программу. Необходимо в первую очередь вкладывать ресурсы туда, где есть проблема, чтобы, устранив ее, повысить производительность.

Затем нужно составить описание бизнес-процесса, включив в него:

• название процесса;
• его цель;
• ожидаемый результат;
• то, что имеется на входе и выходе;
• используемые ресурсы;
• участников процесса, в том числе и сторонних, например, клиентов или поставщиков;
• порядок действий.

Необходимо выбрать программу, которая позволит решить проблему в бизнес-процессе, а затем подобрать подходящий способ приобретения ПО. Программа может быть разработана штатным программистом, специализированным сторонним агентством или куплена у производителя. Последний вариант является самым затратным, однако и самым надежным. Разработчики адаптируют ПО под конкретный бизнес и оказывают техническую поддержку сотрудникам.

После выбора программы и поставщика нужно сформировать команду, которая займется внедрением и тестированием нового ПО. В команду должен входить руководитель: он отвечает за процесс и результат автоматизации. Под его началом должны работать рядовые сотрудники, которые затем будут тестировать программу. Фокус-группа проверит, насколько удобно пользоваться программой, насколько понятен ее интерфейс, хватает ли основных функций. Руководитель измерит эффективность работников после внедрения программ и сравнит ее с той, что была до автоматизации.

Следующий шаг при автоматизации бизнеса – обучение остальных сотрудников, не вошедших в фокус-группу. Необходимо научить подчиненных, как пользоваться новым софтом. Обучение следует проводить в несколько этапов и в разных форматах:

• устная лекция, на которой руководитель подразделения расскажет, что за ПО установлено в отделе, какие задачи решает автоматизация;
• видеоинструкции по использованию программы. Желательно сопроводить их текстовым описанием процессов;
• тестирование, чтобы проверить знания работников.

Почему автоматизация не решает свои задачи

Руководитель предприятия вкладывается в автоматизацию, надеясь на решение множества задач – сокращение времени выполнения процесса, повышение производительности, рост прибыли. Но внедрение программ не всегда приводит к этому. Причины может быть несколько:

• неправильно поставлена цель, или выбранная программа не соответствует цели. Например, при автоматизации продаж нужно было повысить количество клиентов, но предприниматель решил внедрить онлайн-кассу, которая решает совсем другие задачи;
• неправильно выбрана программа. Она не соответствует бизнес-процессам, количеству пользователей, бюджету компании.

Чтобы правильно подобрать ПО, необходимо обращать внимание на технические характеристики программы. Интерфейс должен быть простым в управлении и удобным в работе. Если программа многофункциональна, как CRM или ERP, то желательно выбрать тот вариант, где интерфейс настраивается под нужды конкретной компании. Тогда на рабочей странице можно будет оставить только тот функционал и подразделы, которыми действительно пользуются работники. Кроме того, возможность редактировать интерфейс снизит вероятность ошибок со стороны работников. Некоторые сотрудники, которые плохо владеют современными компьютерными программами, могут запутаться в многообразии вкладок и разделов. Для таких работников можно отредактировать интерфейс так, чтобы на главной странице оставить только две-три базовые функции.

В программе должна быть предусмотрена возможность управления безопасностью и доступом к информации. Если в ПО хранятся важные данные (например, клиентская база, информация о финансах компании, контакты поставщиков), то сотрудники должны иметь доступ только к тем данным, с которыми они работают непосредственно. Например, в отдел продаж внедрили CRM-систему, но доступ к клиентской базе есть у любого менеджера. Нечестный сотрудник при увольнении может украсть базу клиентов и использовать ее на новом месте.

Так как пользователи программы вносят свои изменения в ее интерфейс и функционал, у них должен быть доступ к редактированию. Например, руководителю отдела нужно видеть не только внесенные изменения, но и информацию о том, кто и когда их внес. Если возникнут проблемы, а техподдержка окажется недоступна, то вернуться к предыдущим настройкам можно будет самостоятельно.

Если бизнес автоматизируется комплексно, то потребуется возможность интеграции дополнительных программ. Например, ПО для отправки писем можно интегрировать в CRM-систему. Тогда менеджеру не придется выходить из системы, а отправленное письмо будет сохраняться в карточке клиента.

Заключение

Автоматизация бизнеса – это комплекс мер, без которых сейчас нельзя обойтись, если хочется развивать компанию и наращивать объемы продаж. Автоматизация решает несколько задач: экономит время, повышает качество обслуживания и выполнения процессов. Автоматизировать можно любой отдел, однако важно правильно выбрать бизнес-процесс, поставить цель и подобрать ПО.

Источник https://www.cleverence.ru/articles/auto-busines/avtomatizatsiya-biznes-protsessov-chto-eto-takoe-etapy-tseli-i-zadachi-kak-avtomatizirovat-predpriya/

Источник https://www.kp.ru/guide/avtomatizatsija-biznesa.html

Источник https://blog.oy-li.ru/zachem-avtomatizirovat-biznes-top-vygod-dlya-predpriyatiya/